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院長辦公室(外事辦公室)簡介


 

院長辦公室外事辦公室)學院行政的綜合辦事機構,以“服務、求實、規范、創新、高效”為宗旨。其主要職能是圍繞學校中心工作,積極發揮學院領導班子的參謀助手作用;把握大局,服務領導,服務部門,服務基層;做好組織協調、督查督辦、公文處理、信息溝通、信訪接待、機要保密、對外聯絡、重要活動組織、綜合管理服務和領導交辦的其他工作。

院長辦公室(外事辦公室)現有6人,主持工作副主任1人,正科級秘書1人,機要秘書1人,檔案管理員1人,內勤1人,文印人員1人。

(一)院長辦公室職能

一、協助院領導了解、研究學院行政各項工作,深入基層、調查研究,收集可靠的信息和資料,為領導決策提供咨詢意見,當好院領導的參謀。

二、負責組織起草學院行政工作的計劃、報告、總結、決議和通知等;負責組織制定學院行政工作的規章制度并了解督查其執行情況;以學院名義發布有關行政事務的公告、通知等;做好學院大事記的記錄整理工作。

三、負責組織、安排行政各類辦公會議,做好記錄,根據情況發出會議紀要、并檢查會議決定的執行情況;指導、督促各部門擬訂工作計劃和進行工作總結。

四、負責行政行政公文的審閱、督查工作。

五、負責組織、協調多部門共同辦理的綜合性工作。

六、協助我院組織召開全院性的會議和開展重大的活動。

七、負責接待、安排上級領導機關、院外兄弟單位的參觀、訪問和對外聯絡工作。

八、負責全院公文打印和信件、公函、電報的收發、機要通訊等工作,管理學院收發室、文印室。

九、掌管使用學院行政印章和行政領導印章,負責審定行政部門印章的刻制,開具對外行政介紹信。

十、負責全院文書檔案的定期收集、立卷、歸檔、統計、保管、利用和保密工作,管理好學院檔案室。

十一、完成院領導交辦的其他工作

(二)外事辦公室職能

外事辦公室是學院執行涉外政策、協調國際交流與合作事務的職能部門和辦事機構,與國際教育合作與交流中心共同完成有關工作。主要職責是:

一、管理并協調全校涉外工作,協助國際教育合作與交流中心開展對外學術交流;

二、加強涉外紀律教育,制定涉外工作規章制度并組織實施;

三、與國際教育合作與交流中心共同負責國際合作、區域合作、校際交流工作以及短期專家的聘請、管理和協調工作;

四、負責學校因公出國(境)人員護照、簽證(通行證)報批及管理服務工作;

五、與國際教育合作與交流中心共同負責國外專家學者來訪、講學、科研的組織與接待工作;

六、協助國際教育合作與交流中心開展外籍教師管理及服務、學生出國留學咨詢及服務工作。

七、完成上級部門和學校領導交辦的其他工作。




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